產(chǎn)品詳情
1.項(xiàng)目背景
政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、園區(qū)、寫(xiě)字樓等一貫重視辦公場(chǎng)所的安全、有序運(yùn)行，對(duì)在大廈辦公的內(nèi)部人員實(shí)行嚴(yán)格的刷卡授權(quán)出入、對(duì)來(lái)訪客人實(shí)行登記放行制度。
我們以人流量較大，比較典型的寫(xiě)字樓為例介紹下本vx訪客系統(tǒng)，寫(xiě)字樓隨著業(yè)主單位的大量入住，每日到訪的訪客人數(shù)逐步攀升，加上目前采用純手工的登記方式，導(dǎo)致在接待處的訪客登記效率下降，排隊(duì)等候時(shí)間過(guò)長(zhǎng)等問(wèn)題，影響物業(yè)業(yè)務(wù)的開(kāi)展與物業(yè)形象，急需對(duì)現(xiàn)有的訪客管理模式進(jìn)行升級(jí)改造，以更先進(jìn)的技術(shù)、更合理的流程，在不降低安全標(biāo)準(zhǔn)的前提下，提高效率、提升訪客體驗(yàn)、更好的展示物業(yè)形象。
2.現(xiàn)狀分析
2.1現(xiàn)有訪客接待流程
目前大多數(shù)的訪客接待流程和方式如下：
1)使用傳統(tǒng)的訪客一體機(jī)登記方式。
2)訪客實(shí)時(shí)到前臺(tái)排隊(duì)人工登記。
流程如下：
前臺(tái)接待員詢(xún)問(wèn)訪客信息、來(lái)訪事由、受訪者姓名等填寫(xiě)訪客登記信息。
前臺(tái)電話與被訪問(wèn)者確認(rèn)允許訪問(wèn)后，押身份證。
前臺(tái)接待員填寫(xiě)訪客信息，為訪客打印訪客憑條開(kāi)啟門(mén)禁通行。
2.2訪客存在的問(wèn)題分析
結(jié)合現(xiàn)有的訪客登記流程、登記系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)實(shí)地調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)市面上的訪客系統(tǒng)大多存在如下問(wèn)題：
1)前臺(tái)無(wú)法得知來(lái)訪客人具體的來(lái)訪事宜、被訪問(wèn)者是誰(shuí)，必須逐個(gè)詢(xún)問(wèn)來(lái)訪客人、整個(gè)過(guò)程較為繁瑣，效率低下且不禮貌。
2)前臺(tái)無(wú)法有效的核實(shí)來(lái)訪人員的真實(shí)身份。
3)需接待員逐一為訪客手動(dòng)開(kāi)啟門(mén)禁，增加了接待員的工作量。
4)某一時(shí)間段內(nèi)有多少訪客，需手動(dòng)翻閱記錄本，手工統(tǒng)計(jì)，工作量大，效率低。
5)安裝有傳統(tǒng)訪客一體機(jī)的不能多點(diǎn)登錄，不能遠(yuǎn)程登錄，不能根據(jù)權(quán)限自助查詢(xún)?cè)L客記錄。
3.系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)
建設(shè)一套基于內(nèi)部人員使用原有刷卡進(jìn)出，增加來(lái)訪人員vx預(yù)約模式使用二維碼及身份證進(jìn)出的訪客管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)訪客的高效管理。同時(shí)系統(tǒng)將采用部署在我方云服務(wù)器或物業(yè)方租用服務(wù)器的方式，與物業(yè)的vx公眾號(hào)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，具體的建設(shè)目標(biāo)如下：
1）實(shí)現(xiàn)訪客人員經(jīng)授權(quán)后掃二維碼或刷身份證進(jìn)出。
2）實(shí)現(xiàn)業(yè)主授權(quán)、訪客信息、出入行為的全過(guò)程記錄追溯，責(zé)任落實(shí)到人。
3）低物業(yè)管理的工作強(qiáng)度，且不降低目前對(duì)訪客管理的安全標(biāo)準(zhǔn)。
4）訪客流程設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單實(shí)用，訪客接待驗(yàn)證流程的效率提升80%以上。
4.需求分析
根據(jù)目前的需求做了以下分析：
1）建立一套全網(wǎng)的信息化工具“vx訪客門(mén)禁管理系統(tǒng)”，解決外訪人員訪問(wèn)等問(wèn)題。
2）縮短外訪人員前臺(tái)登記確認(rèn)和樓層接待人員的等候時(shí)間，同時(shí)確保安保要求，實(shí)現(xiàn)方便快捷、閉環(huán)的全業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求。
3）通過(guò)vx訪客管理系統(tǒng)對(duì)訪客全程監(jiān)控，讓管理人員隨時(shí)了解現(xiàn)場(chǎng)情況，及時(shí)處理突發(fā)事件，并將所有數(shù)據(jù)保存在系統(tǒng)中以備復(fù)查。
4）智能化的vx訪客門(mén)禁管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)諸多效益價(jià)值，增加物業(yè)方公眾號(hào)活躍度，同時(shí)給用戶更豐富友好的體驗(yàn)感，從而更好地實(shí)現(xiàn)物業(yè)對(duì)外的智慧化形象。
5）訪客門(mén)禁管理系統(tǒng)解決方案
5.1內(nèi)部員工vx業(yè)務(wù)綁定
由物業(yè)公司根據(jù)入駐公司信息表導(dǎo)入信息后，向業(yè)主各公司分配帳號(hào)，各公司根據(jù)物業(yè)分配的管理帳號(hào)自行管理本公司員工。
5.2訪客管理系統(tǒng)管理流程
我們根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的幾種場(chǎng)景，制定了本項(xiàng)目的訪客系統(tǒng)管理流程如下：
5.2.1 邀請(qǐng)?jiān)L問(wèn)場(chǎng)景（熟人模式：業(yè)主邀請(qǐng)客人來(lái)訪）
如是業(yè)主單位的客人或貴賓等，通過(guò)業(yè)主單位向客人發(fā)出邀請(qǐng)?jiān)L問(wèn)，盡顯對(duì)客人的尊重，具體操作流程如下：
1)經(jīng)綁定的業(yè)主單位在vx邀請(qǐng)?jiān)L客頁(yè)面，填寫(xiě)訪客相關(guān)信息，訪問(wèn)期限，然后提交，發(fā)出邀請(qǐng)?jiān)L問(wèn)；
2)提交邀請(qǐng)?jiān)L問(wèn)后，系統(tǒng)生成可附帶地理坐標(biāo)（包括地址、樓層、房間號(hào)，并可使用直接使用地圖導(dǎo)航），訪客日期等消息提醒的二維碼（頁(yè)面支持發(fā)送短信，訪客點(diǎn)擊短信短鏈接，生成二維碼）通過(guò)vx好友用vx的方式發(fā)送給訪客，二維碼只能在有效時(shí)間段內(nèi)使用。
3)訪客到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，使用二維碼直接在閘機(jī)上刷碼通行。
4)二維碼可在系統(tǒng)中設(shè)定訪問(wèn)有效期或次數(shù)。
5)物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢(xún)到某個(gè)時(shí)間段內(nèi)全部訪客信息，以及由誰(shuí)發(fā)出的邀請(qǐng)，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人；
5.2.2預(yù)約訪問(wèn)場(chǎng)景（客人申請(qǐng)來(lái)訪）
客人在訪問(wèn)活動(dòng)前，可預(yù)約登記訪客事由，具體操作流程如下：
1)客人關(guān)注vx公眾號(hào)后在vx訪客登記頁(yè)面，填寫(xiě)訪問(wèn)業(yè)主的信息、手機(jī)hao（必填，根據(jù)手機(jī)hao匹配被訪者）等相關(guān)信息然后提交，發(fā)出預(yù)約訪問(wèn)請(qǐng)求；
2)提交預(yù)約訪問(wèn)申請(qǐng)后，公眾號(hào)會(huì)將訪客信息以vx形式推送給訪問(wèn)業(yè)主，經(jīng)審核通過(guò)后，系統(tǒng)向訪客vx上推送生成的二維碼。
3)訪客到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，使用二維碼直接在門(mén)禁上刷碼通行。
4)物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢(xún)到某個(gè)時(shí)間段內(nèi)訪客信息，以及由誰(shuí)審核的訪問(wèn)，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人
5.2.3現(xiàn)場(chǎng)登記訪問(wèn)場(chǎng)景（無(wú)預(yù)約，有身份證）
客人于現(xiàn)場(chǎng)登記（無(wú)預(yù)約）在訪問(wèn)活動(dòng)前，具體操作流程如下：
1)訪客到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，接待員同業(yè)主單位進(jìn)行電話溝通確認(rèn)是否允許訪問(wèn)；
2)業(yè)主單位同意訪問(wèn)后，訪客出示身份證，接待員刷訪客身份證，登記訪客身份。
3)系統(tǒng)拍照，保存訪問(wèn)信息，訪客刷身份證通過(guò)閘機(jī)門(mén)禁，訪問(wèn)通行；
4)物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢(xún)到某個(gè)時(shí)間段內(nèi)訪客信息，業(yè)主單位的訪客信息，以及審核的訪問(wèn)，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。
5.2.4現(xiàn)場(chǎng)登記訪問(wèn)場(chǎng)景（無(wú)預(yù)約，未帶身份或外籍人士）
如果訪客到訪時(shí)未帶身份證或是外籍人士，處理流程如下：
1）前臺(tái)接待員通過(guò)電話與業(yè)主單位聯(lián)系核實(shí)，是否允許訪問(wèn)；
2）業(yè)主單位同意訪問(wèn)后，前臺(tái)手工輸入訪客信息后，系統(tǒng)對(duì)訪客進(jìn)行拍照，打印帶有二維碼的訪客條，或向客人登記的手機(jī)hao發(fā)送一條帶二維碼鏈接的短信，客人點(diǎn)擊生成二維碼，刷閘機(jī)通行；
5.2.5批量訪問(wèn)場(chǎng)景
當(dāng)業(yè)主單位組織有大型會(huì)議或在某一時(shí)間段內(nèi)有大批量客人來(lái)訪，由于訪客人數(shù)眾多，可由會(huì)議組織者提前整理訪客信息，導(dǎo)入系統(tǒng)，具體流程如下：
1)業(yè)主單位會(huì)議組織者可提前在系統(tǒng)里發(fā)起邀請(qǐng)，設(shè)置訪問(wèn)期限，生成可附帶地理坐標(biāo)及可訪客日期等消息提醒的二維碼或短信邀請(qǐng)碼，由業(yè)主單位向訪客發(fā)送二維碼或短信邀請(qǐng)碼；如有業(yè)主單位備有參會(huì)卡，邀請(qǐng)卡等，還可以將二維碼印刷在上面，展示物業(yè)檔次。
2)訪客到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，使用二維碼直接在門(mén)禁上依次刷碼通行。訪客進(jìn)入后本系統(tǒng)可將此作為會(huì)議簽到依據(jù)向會(huì)議組織者提供；
3)物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢(xún)到某個(gè)時(shí)間段內(nèi)訪客信息，業(yè)主單位的訪客信息，以及由誰(shuí)發(fā)出的邀請(qǐng)，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。
5.2.6訪客黑名單
訪客的訪問(wèn)行為可能為產(chǎn)品推銷(xiāo)、廣告、貸款、甚至騷擾等：系統(tǒng)可設(shè)定：列入黑名單，不能再預(yù)約等，減少一些對(duì)業(yè)主不必要的干擾。同樣黑名單可以清除。
政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、園區(qū)、寫(xiě)字樓等一貫重視辦公場(chǎng)所的安全、有序運(yùn)行，對(duì)在大廈辦公的內(nèi)部人員實(shí)行嚴(yán)格的刷卡授權(quán)出入、對(duì)來(lái)訪客人實(shí)行登記放行制度。
我們以人流量較大，比較典型的寫(xiě)字樓為例介紹下本vx訪客系統(tǒng)，寫(xiě)字樓隨著業(yè)主單位的大量入住，每日到訪的訪客人數(shù)逐步攀升，加上目前采用純手工的登記方式，導(dǎo)致在接待處的訪客登記效率下降，排隊(duì)等候時(shí)間過(guò)長(zhǎng)等問(wèn)題，影響物業(yè)業(yè)務(wù)的開(kāi)展與物業(yè)形象，急需對(duì)現(xiàn)有的訪客管理模式進(jìn)行升級(jí)改造，以更先進(jìn)的技術(shù)、更合理的流程，在不降低安全標(biāo)準(zhǔn)的前提下，提高效率、提升訪客體驗(yàn)、更好的展示物業(yè)形象。
2.現(xiàn)狀分析
2.1現(xiàn)有訪客接待流程
目前大多數(shù)的訪客接待流程和方式如下：
1)使用傳統(tǒng)的訪客一體機(jī)登記方式。
2)訪客實(shí)時(shí)到前臺(tái)排隊(duì)人工登記。
流程如下：
前臺(tái)接待員詢(xún)問(wèn)訪客信息、來(lái)訪事由、受訪者姓名等填寫(xiě)訪客登記信息。
前臺(tái)電話與被訪問(wèn)者確認(rèn)允許訪問(wèn)后，押身份證。
前臺(tái)接待員填寫(xiě)訪客信息，為訪客打印訪客憑條開(kāi)啟門(mén)禁通行。
2.2訪客存在的問(wèn)題分析
結(jié)合現(xiàn)有的訪客登記流程、登記系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)實(shí)地調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)市面上的訪客系統(tǒng)大多存在如下問(wèn)題：
1)前臺(tái)無(wú)法得知來(lái)訪客人具體的來(lái)訪事宜、被訪問(wèn)者是誰(shuí)，必須逐個(gè)詢(xún)問(wèn)來(lái)訪客人、整個(gè)過(guò)程較為繁瑣，效率低下且不禮貌。
2)前臺(tái)無(wú)法有效的核實(shí)來(lái)訪人員的真實(shí)身份。
3)需接待員逐一為訪客手動(dòng)開(kāi)啟門(mén)禁，增加了接待員的工作量。
4)某一時(shí)間段內(nèi)有多少訪客，需手動(dòng)翻閱記錄本，手工統(tǒng)計(jì)，工作量大，效率低。
5)安裝有傳統(tǒng)訪客一體機(jī)的不能多點(diǎn)登錄，不能遠(yuǎn)程登錄，不能根據(jù)權(quán)限自助查詢(xún)?cè)L客記錄。
3.系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)
建設(shè)一套基于內(nèi)部人員使用原有刷卡進(jìn)出，增加來(lái)訪人員vx預(yù)約模式使用二維碼及身份證進(jìn)出的訪客管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)訪客的高效管理。同時(shí)系統(tǒng)將采用部署在我方云服務(wù)器或物業(yè)方租用服務(wù)器的方式，與物業(yè)的vx公眾號(hào)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，具體的建設(shè)目標(biāo)如下：
1）實(shí)現(xiàn)訪客人員經(jīng)授權(quán)后掃二維碼或刷身份證進(jìn)出。
2）實(shí)現(xiàn)業(yè)主授權(quán)、訪客信息、出入行為的全過(guò)程記錄追溯，責(zé)任落實(shí)到人。
3）低物業(yè)管理的工作強(qiáng)度，且不降低目前對(duì)訪客管理的安全標(biāo)準(zhǔn)。
4）訪客流程設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單實(shí)用，訪客接待驗(yàn)證流程的效率提升80%以上。
4.需求分析
根據(jù)目前的需求做了以下分析：
1）建立一套全網(wǎng)的信息化工具“vx訪客門(mén)禁管理系統(tǒng)”，解決外訪人員訪問(wèn)等問(wèn)題。
2）縮短外訪人員前臺(tái)登記確認(rèn)和樓層接待人員的等候時(shí)間，同時(shí)確保安保要求，實(shí)現(xiàn)方便快捷、閉環(huán)的全業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求。
3）通過(guò)vx訪客管理系統(tǒng)對(duì)訪客全程監(jiān)控，讓管理人員隨時(shí)了解現(xiàn)場(chǎng)情況，及時(shí)處理突發(fā)事件，并將所有數(shù)據(jù)保存在系統(tǒng)中以備復(fù)查。
4）智能化的vx訪客門(mén)禁管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)諸多效益價(jià)值，增加物業(yè)方公眾號(hào)活躍度，同時(shí)給用戶更豐富友好的體驗(yàn)感，從而更好地實(shí)現(xiàn)物業(yè)對(duì)外的智慧化形象。
5）訪客門(mén)禁管理系統(tǒng)解決方案
5.1內(nèi)部員工vx業(yè)務(wù)綁定
由物業(yè)公司根據(jù)入駐公司信息表導(dǎo)入信息后，向業(yè)主各公司分配帳號(hào)，各公司根據(jù)物業(yè)分配的管理帳號(hào)自行管理本公司員工。
5.2訪客管理系統(tǒng)管理流程
我們根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的幾種場(chǎng)景，制定了本項(xiàng)目的訪客系統(tǒng)管理流程如下：
5.2.1 邀請(qǐng)?jiān)L問(wèn)場(chǎng)景（熟人模式：業(yè)主邀請(qǐng)客人來(lái)訪）
如是業(yè)主單位的客人或貴賓等，通過(guò)業(yè)主單位向客人發(fā)出邀請(qǐng)?jiān)L問(wèn)，盡顯對(duì)客人的尊重，具體操作流程如下：
1)經(jīng)綁定的業(yè)主單位在vx邀請(qǐng)?jiān)L客頁(yè)面，填寫(xiě)訪客相關(guān)信息，訪問(wèn)期限，然后提交，發(fā)出邀請(qǐng)?jiān)L問(wèn)；
2)提交邀請(qǐng)?jiān)L問(wèn)后，系統(tǒng)生成可附帶地理坐標(biāo)（包括地址、樓層、房間號(hào)，并可使用直接使用地圖導(dǎo)航），訪客日期等消息提醒的二維碼（頁(yè)面支持發(fā)送短信，訪客點(diǎn)擊短信短鏈接，生成二維碼）通過(guò)vx好友用vx的方式發(fā)送給訪客，二維碼只能在有效時(shí)間段內(nèi)使用。
3)訪客到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，使用二維碼直接在閘機(jī)上刷碼通行。
4)二維碼可在系統(tǒng)中設(shè)定訪問(wèn)有效期或次數(shù)。
5)物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢(xún)到某個(gè)時(shí)間段內(nèi)全部訪客信息，以及由誰(shuí)發(fā)出的邀請(qǐng)，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人；
5.2.2預(yù)約訪問(wèn)場(chǎng)景（客人申請(qǐng)來(lái)訪）
客人在訪問(wèn)活動(dòng)前，可預(yù)約登記訪客事由，具體操作流程如下：
1)客人關(guān)注vx公眾號(hào)后在vx訪客登記頁(yè)面，填寫(xiě)訪問(wèn)業(yè)主的信息、手機(jī)hao（必填，根據(jù)手機(jī)hao匹配被訪者）等相關(guān)信息然后提交，發(fā)出預(yù)約訪問(wèn)請(qǐng)求；
2)提交預(yù)約訪問(wèn)申請(qǐng)后，公眾號(hào)會(huì)將訪客信息以vx形式推送給訪問(wèn)業(yè)主，經(jīng)審核通過(guò)后，系統(tǒng)向訪客vx上推送生成的二維碼。
3)訪客到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，使用二維碼直接在門(mén)禁上刷碼通行。
4)物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢(xún)到某個(gè)時(shí)間段內(nèi)訪客信息，以及由誰(shuí)審核的訪問(wèn)，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人
5.2.3現(xiàn)場(chǎng)登記訪問(wèn)場(chǎng)景（無(wú)預(yù)約，有身份證）
客人于現(xiàn)場(chǎng)登記（無(wú)預(yù)約）在訪問(wèn)活動(dòng)前，具體操作流程如下：
1)訪客到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，接待員同業(yè)主單位進(jìn)行電話溝通確認(rèn)是否允許訪問(wèn)；
2)業(yè)主單位同意訪問(wèn)后，訪客出示身份證，接待員刷訪客身份證，登記訪客身份。
3)系統(tǒng)拍照，保存訪問(wèn)信息，訪客刷身份證通過(guò)閘機(jī)門(mén)禁，訪問(wèn)通行；
4)物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢(xún)到某個(gè)時(shí)間段內(nèi)訪客信息，業(yè)主單位的訪客信息，以及審核的訪問(wèn)，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。
5.2.4現(xiàn)場(chǎng)登記訪問(wèn)場(chǎng)景（無(wú)預(yù)約，未帶身份或外籍人士）
如果訪客到訪時(shí)未帶身份證或是外籍人士，處理流程如下：
1）前臺(tái)接待員通過(guò)電話與業(yè)主單位聯(lián)系核實(shí)，是否允許訪問(wèn)；
2）業(yè)主單位同意訪問(wèn)后，前臺(tái)手工輸入訪客信息后，系統(tǒng)對(duì)訪客進(jìn)行拍照，打印帶有二維碼的訪客條，或向客人登記的手機(jī)hao發(fā)送一條帶二維碼鏈接的短信，客人點(diǎn)擊生成二維碼，刷閘機(jī)通行；
5.2.5批量訪問(wèn)場(chǎng)景
當(dāng)業(yè)主單位組織有大型會(huì)議或在某一時(shí)間段內(nèi)有大批量客人來(lái)訪，由于訪客人數(shù)眾多，可由會(huì)議組織者提前整理訪客信息，導(dǎo)入系統(tǒng)，具體流程如下：
1)業(yè)主單位會(huì)議組織者可提前在系統(tǒng)里發(fā)起邀請(qǐng)，設(shè)置訪問(wèn)期限，生成可附帶地理坐標(biāo)及可訪客日期等消息提醒的二維碼或短信邀請(qǐng)碼，由業(yè)主單位向訪客發(fā)送二維碼或短信邀請(qǐng)碼；如有業(yè)主單位備有參會(huì)卡，邀請(qǐng)卡等，還可以將二維碼印刷在上面，展示物業(yè)檔次。
2)訪客到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，使用二維碼直接在門(mén)禁上依次刷碼通行。訪客進(jìn)入后本系統(tǒng)可將此作為會(huì)議簽到依據(jù)向會(huì)議組織者提供；
3)物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢(xún)到某個(gè)時(shí)間段內(nèi)訪客信息，業(yè)主單位的訪客信息，以及由誰(shuí)發(fā)出的邀請(qǐng)，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。
5.2.6訪客黑名單
訪客的訪問(wèn)行為可能為產(chǎn)品推銷(xiāo)、廣告、貸款、甚至騷擾等：系統(tǒng)可設(shè)定：列入黑名單，不能再預(yù)約等，減少一些對(duì)業(yè)主不必要的干擾。同樣黑名單可以清除。
